Por otra parte, la mayoría de estos profesionales desconoce las herramientas 2.0, que son soluciones para adentrarse en esta nueva era en la que nos encontramos, donde priman los conceptos participar, compartir y colaborar.

Por este motivo, hace unos meses decidí poner en macha un curso destinado a proporcionar esa ayuda, en un formato eminentemente práctico.

Auque no soy muy amigo de los decálogos, porque dan la impresión de verdades absolutas, os dejo aquí un pequeño extracto del curso a modo de consejos prácticos.

Organización Personal

1. Puedes aprovechar el campo “Nota” del Calendario para incluir información detallada sobre tus citas y eventos, que posteriormente puedes usar como repositorio de información, fácil de encontrar:

•    Detalles sobre un curso, evento, reunión.
•    Páginas Web, nombres de personas.
•    Datos del cliente/proveedor/contacto para una cita.

2. Usa las categorías, etiquetas y colores para mantener tu calendario organizado.

3. El campo “Nota” de la Agenda de contactos te permite añadir información diferente de los campos estándar: productos, precios, fechas de reuniones, históricos.

4. Usa las Notas electrónicas (tipo Post-it) para almacenar fragmentos de información que no sabrías donde poner. Las de papel se pierden fácilmente. Estas se pueden organizar por categorías y son rápidas de encontrar.

Comunicación

5. Optimiza el uso del Correo electrónico:

•    Crea carpetas personalizadas además de las estándar para organizar tus correos.
•    Usa las reglas para que se clasifiquen los correos de forma automática.
•    Aprovecha las carpetas de búsqueda: “correo sin leer” y “correo grande”.

6. Organiza la gestión de la información de Internet en torno a 3 ejes:

- Favoritos (o Marcadores) sincronizados, para acceder desde cualquier lugar.
- Marcadores sociales para guardar y compartir contenidos interesantes.
- Lector de noticias (RSS) para estar bien informado, dedicando el tiempo justo a leer lo que te interesa.

7. Aprovecha la Telefonía IP para tus comunicaciones, principalmente internacionales, sacando el máximo partido a todas las funciones de Skype: IP, In y Out.

8. Utiliza soluciones de mensajería instantánea en lugar de e-mails para los mensajes cortos: MS Messenger, Yahoo, Skype, GTalk.

9. Sácale partido al “microblogging” tanto de forma individual (Twitter) cómo en tu empresa (Yammer). Aprenderás mucho y ahorrarás tiempo y dinero.

Gestión Documental

10. Organiza tus documentos en carpetas estructuradas, usando nombres descriptivos para las carpetas y los documentos.

11. Usa una herramienta de indexación y búsqueda (cómo Google Desktop) para encontrar la información rápidamente.

12. Si trabajas en grupo, además de organizar la documentación cómo en (11), usa herramientas colaborativas, tales cómo Wikis, Basecamp, etc.

Seguridad

13. Haz copias de seguridad de tu información importante y mantén tus equipos sincronizados, si trabajas con más de uno (sobremesa y portátil). Es conveniente usar un servicio Web de backup complementario. Los hay gratuitos de 2GB, cómo Dropbox.

14. Utiliza una herramienta de gestión de contraseñas para almacenar tus claves y datos sensibles. Tienen un alto nivel de encriptación y algunas se pueden sincronizar con dispositivos móviles, para una mayor disponibilidad.

Sin sincronización con dispositivos móviles tienes KeePass (Opensource).

Con sincronización, mi preferida es SplashID (de pago, pero vale la pena).

15. Si utilizas un móvil de gama alta o un smartphone, mantenlo sincronizado con tu sistema de organización personal de forma bidireccional.

Si estás interesado en profundizar en estos temas, puedes asistir a alguno de los cursos que ya están programados, o solicitar un curso a medida.

Los próximos cursos que tengo programados son:

- 14 y 15 de enero en Alicante. Grupo Casamayor
- 20 y 21 de enero en Madrid. Colegio de Ingenieros Industriales

Bueno, espero que esta información te pueda resultar útil para optimizar tu tiempo.

Saludos.
Francisco Páez